Om het registreren voor de app zo snel, gemakkelijk en veilig mogelijk te laten verlopen, moeten de medewerkers gemachtigd worden om de app te gebruiken. Om dit te doen, kun je een spreadsheet uploaden met de volgende informatie:
Voornaam
Achternaam
E-mailadres
Mobiele telefoonnummer
Site (als je sites hebt ingesteld in de beheerportal).
Toptips voor het maken van een geweldige personeelsspreadsheet:
Als een collega de spreadsheet naar jou heeft gestuurd met een wachtwoord om het te beschermen, verwijder dan eerst het wachtwoord
Zorg ervoor dat elke kolom een titel heeft
De kolommen kunnen in elke volgorde verschijnen en maak je geen zorgen als je extra kolommen hebt.
Op elke regel mag slechts één medewerker verschijnen
Als je een spreadsheetsjabloon wilt, klik dan op de link om te downloaden:
Hier is een voorbeeld:
❓Hulp nodig? We zijn er om te ondersteunen bij het uploaden van de personeelslijst. Klik op het chatpictogram in de rechterbenedenhoek van het scherm om ons te laten weten dat je hulp nodig hebt. Wij zullen dan adviseren over hoe je een met een wachtwoord beveiligde kopie van uw lijst naar ons kunt sturen en wij zorgen voor de rest!
Hoe je het personeel autoriseert - een stapsgewijze handleiding
Stap 1: Log in op de portal en ga naar 'app gebruikers' en klik vervolgens op het tabblad 'beheren':
Stap 2: Klik vervolgens op de rode knop 'Genodigden toevoegen'.
Als je met je team begint of veel nieuwe starters hebt, selecteer je 'Bulkupload'
Stap 3: Klik op 'Upload gegevens uit bestand':
Stap 4: Selecteer de spreadsheet die je hebt gemaakt en klik op 'Openen'
Er verschijnt een pop-up om je te laten weten dat het bestand wordt geüpload. Als de spreadsheet meerdere tab bladen bevat, wordt er gevraagd om degene te selecteren die de gegevens bevat die je graag wil gebruiken. Klik op 'Doorgaan':
Stap 5: Er wordt gevraagd om de rij met kolomnamen te bevestigen. Klik op ' Ja ' als dit klopt:
Stap 6: Je wordt vervolgens gevraagd te bevestigen dat elke kolom overeenkomt met de kolom die het systeem nodig heeft. Controleer of de titel in het witte veld overeenkomt met de gegevens in de lijst. Als dit niet het geval is, klifk dan op het vervolgkeuzemenupictogram en selecteer alsnog de juiste titel.
Klik op 'Bevestig mapping' zodra deze correct is.
Als een kolom gegevens bevat die niet nodig zijn, klik dan op 'Negeer deze kolom'.
De enige gegevens die nodig zijn, zijn de voornaam, achternaam, e-mail, mobiele nummer en site, zoals je in dit voorbeeld hieronder zult zien, worden postcodes vermeld, dus we zullen deze kolom negeren.
Als je een bericht 'Kan niet automatisch matchen' ontvangt voor de voornaam, achternaam, telefoonnummer, e-mailadres of sitekolommen, klikt u op het pijlpictogram en selecteer de naam van de juiste naam voor de gegevens in de kolom. Klik dan op 'bevestig mapping'.
In het onderstaande voorbeeld selecteren we 'mobiel nummer' in het vervolgkeuzemenu zodat het overeenkomt met de vermelde gegeven
Nadat u elke kolom heeft bevestigd, klikt u op 'Bekijken'
❓Hulp nodig? Bel ons op 02038279474.
Als je liever hebt dat wij de personeelsgegevens voor jou uploaden, klik dan op het chatpictogram in de rechterbenedenhoek van het scherm om ons dit te laten weten en wij zullen je dan adviseren over hoe je ons een met een wachtwoord beveiligde kopie van de lijst kunt sturen.
Stap 7: Je krijgt dan een lijst te zien met de informatie die zal worden geüpload. Als een van de gegevens niet in het juiste formaat is, wordt deze gemarkeerd. Plaats de muisaanwijzer op de rode gedeelten om te zien wat het probleem is. Vervolgens kun je eenvoudig in het gebied klikken om de informatie te wijzigen.
Als je de sites hebt ingesteld en de naam van de site komt niet exact overeen met hoe deze is ingesteld in de portal, wordt deze rood gemarkeerd. Klik gewoon in het vak en bewerk de sitenaam zodat deze overeenkomt. Als een sitenaam leeg is, wordt de gebruiker niet toegewezen aan een specifieke site.
Nadat je wijzigingen hebt aangebracht, klik op 'Doorgaan'
Stap 8: U ziet een 'bent u klaar om in te dienen?' bericht verschijnt, klik op 'Ja' om de gegevens te uploaden. Er verschijnt een 'geslaagd' bericht, klik op 'OK'.
Je ziet hoeveel nieuwe app-gebruikers er zijn gemaakt. Deze medewerkers kunnen de app nu downloaden en gebruiken.
Als er bestaande gebruikers in de spreadsheet zijn opgenomen, zal het systeem dubbele gebruikers oppikken en hier weergeven. Het zal ook hun account bijwerken met de details die in de spreadsheet waren opgenomen.
Als je nog vragen hebt, of hulp nodig hebt stuur vooral een e-mail naar [email protected]
Wat is er nog meer?